Bạn cần biết các thông tin khi thuê máy photocopy

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về mọi thứ bạn cần biết khi thuê máy photocopy. Bạn sẽ xác định được các chi phí và những cân nhắc cần lưu ý khi đưa ra quyết định của bạn.

Tại sao lại thuê máy Photocopy?

Có nhiều lý do cho thấy thuê máy photocopy tốt hơn so với mua một máy photocopy. Thuê máy không chỉ giúp bạn tránh phải chi trả số tiền khá lớn. Bạn còn sử dụng linh hoạt trong thời gian ngắn cho một số trường hợp hoặc một số sự kiện.

Các trường hợp có thể yêu cầu dịch vụ cho thuê máy photocopy bao gồm:

• Sự kiện, dự án lớn
• Cuộc họp kinh doanh lớn
• Hội nghị, hội thảo
• Thời gian cần in nhiều tài liệu tại nơi làm việc: Báo cáo thường niên, công việc pháp lý.
• Văn phòng hoặc tòa nhà, dự án kĩ thuật hoặc các văn phòng xây dựng (thường làm theo dự án)

Lợi ích của việc thuê máy Photocopy

Thuê một máy photocopy văn phòng có thể mang lại nhiều lợi ích cho bạn.

Giá thuê rẻ hơn | Cho thuê máy photocopy giá rẻ

Khi mua máy photocopy, bạn sẽ cần phải đầu tư khoản tiền đáng kể mua máy nhập khẩu mới 100%. Ngoài ra, bạn cũng sẽ thanh toán các khoản phí bảo trì, sửa chữa, thay giấy mực,… Khi nguồn tài chính của công ty chưa đủ mạnh thì đây là khoản chi phí lớn của quỹ tài chính công ty.

Việc thuê máy photocopy để hoạt động rẻ hơn bởi vì bạn chỉ cần trả chi phí thuê hàng năm. Còn lại, tất cả các chi phí khác được bao gồm trong hợp đồng của bạn. Khi thuê máy photocopy, bạn sẽ không cần phải trả bất kỳ chi phí mực in, tài nguyên hoặc bảo trì nào.

Bạn sẽ ít lo lắng hơn về chi phí phát sinh bên ngoài, tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể, bao gồm: phí giao hàng, giấy, linh kiện thay thế,…

Nâng cấp khi bạn phát triển

Hợp đồng thường cho phép bạn được đổi máy mà không cần lí do. Thậm chí sử dụng những dòng máy mới nhất trên thị trường khi nhu cầu in ấn tăng lên. Hỗ trợ bạn luôn được cập nhật máy mới nhất, năng suất cao hơn, tính năng phong phú, hiện đại hơn.

Độ dài hợp đồng có thể thay đổi

Một trong những lợi ích tốt nhất là thay đổi thời gian thuê trong hợp đồng một cách linh hoạt. Những hợp đồng này cho phép bạn thuê thử trước 6 tháng, hoặc một năm. Thủ tục nhanh chóng, dễ dàng, sau thời hạn có thể dừng hoặc thuê tiếp mà không bị ràng buộc.

Tính năng cần xem xét khi thuê máy photocopy

Khi nói đến việc thuê máy photocopy, có rất nhiều lựa chọn về loại máy, thương hiệu. Bạn phải được tư vấn kỹ cách máy hoạt động. Các nhà sản xuất, dòng máy khác nhau thường được vận hành theo nhiều cách khác nhau.

Trước khi bạn ký hợp đồng thuê máy, bạn cần yêu cầu được kiểm tra kỹ các tính năng. Để đảm bảo có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng

In màu hoặc in thường

Thử xem bản in của máy có chất lượng hay không. Xác định xem nhu cầu của bạn là gì, bạn cần in màu, in đen trắng hay là cả hai.

Thông thường máy photocopy đơn sắc sẽ rẻ hơn máy có thể in màu. Nhưng sự khác biệt lại thường không đáng kể. Tuy nhiên, mực màu sẽ đắt hơn nên bạn có thể cân nhắc cần thiết để tiết kiệm chi phí.

Tốc độ in

Đây là một trong những yếu tố quyết định chính khi lựa chọn máy photocopy. Tốc độ máy có thể thay đổi theo nhà sản xuất và đời máy. Nhưng quy tắc chung là tốc độ in 20 bản/phút hoặc thấp hơn phù hợp cho các văn phòng nhỏ với khối lượng in thấp.

Còn lại, với các văn phòng cỡ trung bình hoặc đang phát triển nhu cầu in ấn cao. Thì những dòng máy có tốc độ nhanh, công suất lớn, nhiều tính năng là loại máy lý tưởng.

Kích cỡ giấy in

Các văn phòng hiện tại đều muốn sở hữu một máy in được với nhiều kích thước giấy. Nhiều dòng máy photocopy hiện nay có thể đáp ứng được những kích cỡ giấy lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy, ngay từ ban đầu trước khi thuê máy, hãy cho biết kích cỡ tối đa mà bạn sử dụng để tránh bất tiện hoặc lãng phí.

Kết nối

Những dòng máy photocopy hiện nay đều có thể kết nối mạng, thậm chí không dây. Đơn vị bạn có nhu cầu in ấn nhanh, lưu trữ, gửi dữ liệu, hình ảnh thuận tiện hãy nhờ tư vấn kĩ. Các kĩ thuật viên sẽ nhiệt tình tư vấn và lắp đặt để kết nối máy photocopy qua mạng nội bộ. Đảm bảo các nhân viên công ty có thể dễ dàng sử dụng máy.

Chức năng

Chức năng mà bạn khi thuê máy photocopy: in, photo, scan, fax hay là cả 4 trong 1. Tùy chức năng thì giá thuê sẽ khác nhau nhưng không quá chênh lệch

Bạn có thể thuê máy có chức năng 3 trong 1 hay đơn giản hơn tùy nhu cầu sử dụng. Khi lựa chọn máy có ít chức năng hơn sẽ giảm bớt chi phí nhưng tiềm năng của thiết bị sẽ có phần hạn chế. Nên miễn là bạn xác định đúng nhu cầu, nhà cung cấp sẽ đưa ra cho bạn dòng máy phù hợp nhất.

Kích thước

Kích thước máy không phải là vấn đề lớn nhưng cũng là một trong những tiêu chí để bạn tìm được máy phù hợp.

Đối với những văn phòng nhỏ, bạn nên ưu tiên những loại máy nhỏ, gọn tránh chiếm diện tích, gây khó khăn cho việc đi lại hoặc vấn đề thẩm mỹ. Nếu như văn phòng khá rộng, nhu cầu sử dụng cao, thì sử dụng máy công nghiệp, có kích thước khá lớn là phù hợp.

Chi phí thuê máy photocopy

Chi phí thuê một máy photocopy sẽ tùy thuộc vào thông số kỹ thuật bạn đã chọn và khoảng thời gian bạn cần thuê.

Thực tế khi thuê máy photocopy đời mới sẽ tốn chi phí hơn so với máy đời cũ. Có nghĩa là để thuê được một dòng máy tốt nhất bạn cũng chỉ cần chi trả tối đa vài triệu đồng cho mỗi tháng, con số nhỏ so với việc bỏ ra một số tiền lớn để mua máy mới.

Xem thêm: cho thuê máy photocopy tại TPHCM

Để thuê máy photocopy có giá trị tốt nhất, bạn nên tính chi phí thuê trước. Nghĩa là bạn sẽ cần phải dự đoán tương đối về số lượng bản in kể cả in màu và in thường mỗi tháng. Hầu như trong hợp đồng cho thuê máy photocopy nào cũng có giới hạn bản in. Một khi đã ước lượng được số bản in, chọn được dòng máy phù hợp thì rất hiếm khi vượt số lượng bản in.

Ngoài ra, khi thuê một máy photocopy, bạn cần chú ý đến hợp đồng. Một hợp đồng thường sẽ bao gồm: Miễn phí mực in, bảo trì, miễn phí vận chuyển và lắp đặt, miễn phí một lượng bản in cố định, thông tin máy và phí dịch vụ thuê máy photocopy.

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ